ŁADOWANIE

Wpisz by wyszukać

Udostępnij

Ograniczenie urlopów, egzekwowanie dyżurów i rygorystyczna kontrola zwolnień lekarskich mogą podnieść wydajność pracowników. Ale znacznie bardziej efektywna bywa pozytywna presja w postaci budowy ścieżki kariery czy wprowadzenia elastycznych form zatrudnienia.

Zaangażowanie w pracy nadal nie jest silną stroną polskich przedsiębiorstw. Ostatnie dwie dekady to okres prawdziwego, skokowego wzrostu wydajności pracy, podczas którego produktywność osób zatrudnionych w kraju prawie się podwoiła. Jednak w stosunku do podobnych podmiotów europejskich polskie firmy nadal plasują się w końcowej grupie światowego peletonu.

Jak wynika z badania tempa wzrostu produktywności zajmującej się analizą globalnego rynku pracy firmy Conference Board (CB), Polacy wytwarzają zaledwie 46 proc. tego, co osoby zatrudnione w Stanach Zjednoczonych. Najbardziej wydajnie w Europie wykonują swoje obowiązki zawodowe Norwegowie (98 proc.) i Francuzi (80 proc.).

„Polska ma jeszcze dużo do zrobienia w tym zakresie” – komentują analitycy CB w swoim opracowaniu.

Sprawdzaj zwolnienia

Nadchodzące właśnie miesiące wiosenne, ale jeszcze bardziej letnie, to okres najbardziej intensywnie występujących tzw. lewych zwolnień chorobowych. Nie do końca legalne, a w wielu przypadkach całkowicie bezprawne, ale jednak opłacane z Budżetu Państwa „wakacje chorobowe” są prawdziwą plagą w wielu przedsiębiorstwach.

Zgodnie z prawem za pierwszy miesiąc choroby zasiłek w wysokości 80 proc. pensji wypłaca bowiem firma, za kolejne dni, tygodnie, miesiące – Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Tak uzyskane dni wolne od pracy wykorzystywane są do przeprowadzenia bardziej lub mniej poważnych prac ogrodowych, remontowych, malarskich czy porządkowych. Osoby pochodzące z terenów wiejskich wykorzystują tego rodzaju ponadstandardowe „urlopy” do przeprowadzenia prac rolnych w swoim gospodarstwie.

Podobnie rzecz ma się z popularnymi ostatnio pracownikami z zagranicy: z Ukrainy czy ostatnio Białorusi. Zdarza się jednak, że nieuczciwi zatrudnieni wyjeżdżają poza wskazane na przedstawionym w zakładzie pracy zwolnieniu lekarskim miejsce pobytu, jak również wykonują inną, dodatkową pracę na rzecz nawet konkurencyjnego podmiotu. Plaga letnich zwolnień powodowana jest bowiem również możliwością podjęcia w sezonie dodatkowego zatrudnienia (praktyki takie często mają miejsce na przykład w firmach budowlanych).

Wobec tego rodzaju obniżających wydajność praktyk przedsiębiorstwa nie są zupełnie bezbronne, prawo daje im możliwości kontroli pobytu na zwolnieniu lekarskim. Gdy pojawi się podejrzanie, że pracownik przedstawia „lewy” dokument (robi tak na przykład systematycznie, co roku), firma może zarządzić kontrolę, czyli wysłać do niego innego zatrudnionego z niezapowiedzianą wizytą. Taka osoba musi mieć odpowiednie upoważnienie (jego wzór można znaleźć w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń, Dz.U. nr 65, poz. 743 z późn. zm.). Jeżeli osoby będącej przedmiotem inspekcji nie będzie w domu (lub pod podanym adresem), procedurę trzeba powtórzyć (pracownik musi wyjaśnić przyczyny).

Nieobecność może jednak być uznana za „nadużycie zwolnienia”, a zatrudniony powinien się z niej wytłumaczyć. Jeśli odmówi wyjaśnień bądź nie złoży ich w terminie, pracodawca może uznać, iż zwolnienie było wykorzystywane niezgodnie z przeznaczeniem. Po przeprowadzonej kontroli, w razie stwierdzenia nadużyć, osoba dokonująca inspekcji powinna sporządzić protokół (wzór w załączniku do rozporządzenia), a w nim podać, na czym polegało uchybienie. Dokument należy przedstawić ubezpieczonemu, który może, ewentualnie, nanieść swoje uwagi. Skutkiem nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego może być utrata prawa do zasiłku chorobowego.

Skutkiem nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego może być utrata prawa do zasiłku chorobowego.

W ubiegłym roku pracodawcy i skarb państwa (za pośrednictwem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych) wydał na „chorobowe” Polaków 18 mld zł. Każdego miesiąca ZUS wydaje na zasiłki chorobowe ponad 600 mln zł.

– Zwolnienia lekarskie, zarówno przez firmy, jak i zakład ubezpieczeń, są ostatnio bardziej rygorystycznie weryfikowane – zauważa Andrzej Kubisiak, dyrektor zespołu analiz w firmie Work Service S.A. – Ale znaczna poprawa sytuacji na rynku pracy powoduje, że firmy mają coraz mniejsze problemy z osobami chodzącymi na tzw. „lewe” L4.

Kolejnym krokiem ograniczającym zjawisko ma być planowany system elektronicznych dokumentów, które w czasie rzeczywistym będą spływać do ZUS.

Urlop i dyżury

Pewne korzyści można osiągnąć w ramach regulowania wydajności pracy poprzez siatkę urlopów wypoczynkowych, które, zasadniczo, przysługują tylko osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z Kodeksem pracy (Dz.U. z 1998 roku nr 21, poz. 94 z późn. zm.) nieudzielenie zatrudnionemu wolnego w należnym wymiarze jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym i podlega grzywnie w wysokości od tysiąca do 30 tys. zł.

Jednak zgodnie z ustawą prawo to nie ma charakteru bezwzględnie wiążącego, w pewnych okolicznościach pracodawca może tego prawa odmówić, odwołać z urlopu, negocjować jego udzielenie, zaproponować inny, bardziej odpowiadający interesom przedsiębiorstwa, termin. Urlopu można nie udzielić, jak ustawodawca określił w kp, „gdy zasługujący na ochronę interes pracodawcy wymaga obecności zatrudnionego”. Ponadto można odmówić uwzględnienia wniosku, jeżeli pracownik „zamierza wykorzystać czas wolny niezgodnie z przeznaczeniem” (na przykład jako formę rewanżu na pracodawcy, czy do wykonywania dodatkowej pracy).

Ustawodawca nie precyzuje, jakie zachowania mogą świadczyć o tego rodzaju zamiarach. Ale można wówczas, jak twierdzą specjaliści, zastosować tzw. klauzulę generalną, która mówi, że nie wolno robić użytku ze swego prawa (w tym wypadku do urlopu), gdy jest on „sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem lub zasadami współżycia społecznego”. Takie zachowania bowiem nie podlegają ochronie prawnej.

Niejakie korzyści związane z podnoszeniem wydajności pracy może przynieść skrupulatne przestrzeganie przepisów związanych z możliwością pełnienia dyżurów. Zgodnie z kp jest nim „pozostawanie, na polecenie pracodawcy, poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę w zakładzie lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę”. Wypełnianie takich powinności na polecenie pracodawcy jest zatem obowiązkiem zatrudnionego, co oznacza, że zasadniczo nie może on odmówić jego wykonania. W praktyce ukształtował się jednak podział na domowe oraz wykonywane w innym miejscu dyżury.

Gotowość do pracy w domu nie daje podstawy do wypłaty lub rekompensaty.

Najważniejsza różnica, z punktu widzenia firmy, polega na formie rekompensaty. Dyżur, generalnie, nie musi być zaliczany do czasu pracy (chyba że w tym czasie zatrudniony wykonywał swoje obowiązki). W takiej sytuacji zatem wypłata dodatkowego wynagrodzenia czy dodatku (innego dnia wolnego od pracy) mu się nie należy w takim wymiarze, jak na przykład w przypadku godzin nadliczbowych. Ale jeśli podczas dyżuru zatrudniony nie wykonywał swoich obowiązków, za sam czas pozostawania „w gotowości” do ich przeprowadzenia może uzyskać „wolne” w wymiarze odpowiadającym długości dyżuru, albo wynikające z zaszeregowania wynagrodzenia (jeżeli tego rodzaju element pensji nie został wyodrębniony w umowie o pracę, przysługuje mu 60 proc. wynagrodzenia).

Gotowość do pracy w domu natomiast w ogóle nie daje podstawy do wypłaty lub rekompensaty. Firma może jedynie, o ile jest to dla niej istotne, wprowadzić w tym zakresie wewnętrzne regulacje w regulaminie lub umowie o pracę. Trzeba jednak pamiętać, że czas takiego dyżuru nie może naruszać prawa do odpoczynku. Pracodawca musi zatem wyznaczać ich wymiar w taki sposób, aby pracownik miał gwarancję nieprzerwanego, jedenastogodzinnego odpoczynku podczas doby i, co najmniej, 35 wolnych od pracy godzin w tygodniu, co w praktyce oznacza zakaz trwających całą dobę dyżurów. Przepisów tych nie można także zastosować w odniesieniu do osób, które w imieniu właściciela zarządzają zakładem pracy.

Projekt drabiny

Ale efektywność można i należy wspierać także w sposób pozytywny. Pobudzeniu kreatywności sprzyja budowa tzw. ścieżki kariery. Firma, jak podkreślają eksperci, jest żywym organizmem. To nie maszyna, której stan w każdej chwili można określić jako constans.

– Ścieżka kariery powinna być sekwencją stanowisk i wymagań, których spełnienie owocuje wejściem na kolejny szczebel – radzi Andrzej Kubisiak ze spółki Work Service. – Pracownik dzięki niej, mówiąc obrazowo, wie, w jakim znajduje się środowisku, jak się po nim poruszać, które szlaki są przejezdne, a gdzie nie powinien zaglądać.

Nieprofesjonalnie przygotowane ścieżki przynosi zarówno pracownikowi, jak i przedsiębiorstwu więcej szkody niż pożytku. – Projektując optymalny system, trzeba brać pod uwagę cele i plany rozwojowe firmy, jak również konkretne aspiracje pracowników – wyjaśnia Kubisiak. – Jeżeli w trakcie planowania przełożony danego pracownika pominie poszczególne aspekty, ścieżka może się okazać niewykonalna i będzie dobrze wyglądać jedynie na kartce papieru. W wyniku tego zamiast rozwijać kreatywność danej osoby, stanie się dla niej źródłem frustracji, która obciąży całą organizację.

Projektowanie ścieżki kariery warto zacząć od analizy struktury organizacyjnej, kadrowych możliwości firmy oraz konkretnych umiejętności na poszczególnych stanowiskach pracy. Podstawą jest wyodrębnienie miejsc pracy o zbliżonych wymaganiach, gdzie praca odbywa się z wykorzystaniem podobnych kompetencji oraz wiedzy. Konkretne funkcje w ramach tej grupy stanowisk wymagają podobnego zakresu zdolności i kompetencji, choć do wykonywania obowiązków służbowych na poszczególnych pozycjach może być potrzebny nieco inny poziom ich opanowania.

W każdej grupie można określić hierarchię, co pozwoli na ustalenie poziomów, do których dana osoba może aspirować. Warto przy okazji przyjrzeć się planom rozwojowym organizacji. Może się zdarzyć, że pewne pozycje, w określonej perspektywie, zostaną zlikwidowane, inne natomiast mogą powstać. W dużych przedsiębiorstwach nie ma z tym, z reguły, problemu: pozycje dzielą się na szeregowe, zajmowane przez młodszych i starszych specjalistów, zastępców kierownika, oraz szefa całego działu (komórki organizacyjnej).

W mniejszych firmach natomiast drabina stanowisk ma zwykle znacznie bardziej horyzontalny (płaski) charakter. Planowanie rozwoju pracownika, jak twierdzą specjaliści, może tam być oparte na przykład o delegowanie go do coraz bardziej odpowiedzialnych i przynoszących większe korzyści materialne przedsięwzięć. Możliwe są również przesunięcia na równoległe stanowiska w innych działach w celu zdobywania i rozwijania doświadczenia zawodowego.

Po określeniu możliwych do osiągnięcia sekwencji organizacyjnych (stanowisk, pozycji) trzeba ustalić kryteria decydujące. Mogą one mieć postać sformalizowanego zestawu wiedzy, umiejętności, wzorów zachowań na określonym stanowisku, albo przybrać formę bardziej opisowych tzw. modeli  kompetencyjnych. Do określenia każdego warto dodać formalne kryteria decydujące o posiadaniu danej umiejętności („dobra organizacja czasu pracy” może na przykład zawierać takie cechy jak terminowość, punktualność, umiejętność panowania nad czasem pracy, określania priorytetów, kontroli efektów itp.).

Jednocześnie każdy pracownik powinien mieć swój własny, na bieżąco aktualizowany i kontrolowany tzw. profil kompetencyjny. Porównanie go z opisem danej pozycji zawodowej pozwala lepiej i szybciej dopasować osoby do poszczególnych pozycji. – Zatrudniony, którego opis znacząco odbiega od wymagań stanowiska, prawdopodobnie nie będzie dobrze wykonywał obowiązków – zauważa specjalista rynku pracy. – Z kolei osoba, której umiejętności przewyższają wymagania, zmarnuje swój potencjał.

Zawsze warto także pamiętać, że projektowanie ścieżki kariery zawodowej powinno odbywać się we współpracy z samym pracownikiem. Jeżeli ma to być proces efektywny, a trudno wyobrazić sobie, aby tak nie było, konieczne jest uwzględnienie indywidualnych preferencji zawodowych, zainteresowań, sytuacji rodzinnej, osobowości itp. Podczas rozmów na ten temat z zainteresowaną osobą należy ustalić preferowany czas zajmowania kolejnych pozycji oraz zakres oczekiwanego przez nią wsparcia.

Dobrze skonstruowana ścieżka kariery jednak, jak twierdzą eksperci, przynosi zazwyczaj korzystne rezultaty zarówno firmie, jak i pracownikowi.

Praca na drutach

Wydajność poprawiają elastyczne formy zatrudnienia, wśród których najpopularniejsza jest wykonywana poza siedzibą pracodawcy tzw. telepraca, potocznie zwana „pracą na drutach”. Jak wynika z danych europejskiej agencji statystycznej Eurostat, średnio 4,7 proc. osób czynnych zawodowo na Starym Kontynencie wykorzystuje taką formę zatrudnienia.

Odsetek pracujących w ten sposób w Polsce jest podobny (4,6 proc.). W najbardziej pod tym względem rozwiniętych krajach (Luksemburg, Holandia, Austria)… Nie każda pracująca w miejscu zamieszkania osoba jest tzw. telepracownikiem. Zgodnie z krajowym prawem status taki przysługuje tylko osobom, które „regularnie wykonują obowiązki zawodowe poza zakładem pracy, wykorzystując do tego środki komunikacji elektronicznej (Internet) i poprzez nie przekazując efekty”.

Wobec takiej formy zatrudnienia pracodawca ma także obowiązki: musi zapewnić sprzęt wraz z instalacją, naprawą, a także ewentualnym przeszkoleniem (dopuszczalne jest wykonywanie zadań przy użyciu własnych narzędzi pracy, tzw. BYOD, co jest skrótem od ang. Bring Your Own Device, czyli „przynieś swoje własne urządzenie”).

Optymalne jest wykonywanie obowiązków służbowych na przeznaczonej do tego powierzchni domu lub mieszkania (minimum to osobne, niewykorzystywane do innych celów biurko z zestawem narzędzi biurowych oraz wygodne miejsce do siedzenia). W przeznaczonym do tego celu pomieszczeniu muszą być również odpowiednie warunki: gwarantująca komfort wilgotność oraz temperatura powietrza (zimą nie mniej niż 20 stopni Celsjusza). Stanowisko musi być wyposażone w narzędzia pracy i materiały eksploatacyjne.

W takim przypadku konieczne jest jednak określenie warunków dzierżawy. Telepracownikowi przysługuje wówczas prawo do ekwiwalentu finansowego za amortyzację, czyli systematyczne zużywanie (wysokość ustalana jest indywidualnie i zależy, przede wszystkim, od wartości). Zatrudniony może się domagać również zwrotu kosztów zakupu koniecznych do pracy materiałów eksploatacyjnych (na przykład papieru, tuszu do drukarki, papieru, innego rodzaju elementów wyposażenia biurowego, czy związanego z wykonywanym zajęciem).

Inicjatywa przejścia na telezatrudnienie leży po stronie pracownika. Na nim spoczywa obowiązek wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o zmianę sposobu wykonywania zadań zawodowych. Przedsiębiorca ma jednak obowiązek wniosek ten uwzględnić (ciężar udowodnienia, że to niemożliwe spoczywa na pracodawcy). Zmiana statusu pracownika wymaga także nowych dokumentów. Umowa z zatrudnioną nazwę „o telepracę”. Najczęściej stosowane są porozumienia na czas nieokreślony, ale dopuszczalna jest również ograniczona współpraca, zlecenie, a także kooperacja między niezależnymi podmiotami B2B (skrót od ang. Business to Business, gdy pracownik prowadzi tzw. jednoosobową działalność gospodarczą).

Poza standardowymi punktami w dokumencie powinna się znaleźć adnotacja, że „pracownik będzie wykonywał swoje zadania regularnie z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej”. W razie ewentualnej kontroli to ona bowiem decyduje o legalności tego rodzaju zatrudnienia. Umowa powinna także zawierać postanowienia określające sposoby sprawdzenia obecności w miejscu wykonywania czynności służbowych. Najczęściej wykorzystywane są do tego różnego rodzaju komunikatory, które – chociaż nie pozwalają na bieżąco śledzić postępów – pozwalają stosunkowo łatwo (poprzez tzw. status aktywności) sprawdzić, czy dana osoba faktycznie przebywa w sąsiedztwie stacji roboczej (PC).

Do weryfikacji obecności można wykorzystać także telefon stacjonarny albo rozmaite programy monitorujące, poprzez sieć www, aktywność komputera. Nie są natomiast dozwolone nieplanowane, zakłócające prywatność, wizyty. Inspekcje tego rodzaju dopuszczalne są tylko za zgodą, ewentualnie po spełnieniu opisanych najlepiej w umowie procedur. Wymagań związanych z telepracą warto dokładnie przestrzegać. Telepraca jest bowiem obszarem chętnie kontrolowanym przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP). W razie uchybień może ona orzec o nieważności umowy albo nawet nałożyć na firmę mandat karny (jego wysokość zależy od wagi przewinienia, ale najczęściej wynosi od kilkuset zł do kilku tys.).

Tagi:

Zostaw komentarz

Your email address will not be published. Required fields are marked *