ŁADOWANIE

Wpisz by wyszukać

Tags:

Jak nie przejechać się na autach

Udostępnij

Budowa parku samochodów firmowych – tzw. floty – nie musi nieść ze sobą gigantycznych kosztów. Podejmując rozsądne decyzje i stosując odpowiednie patenty, można je zminimalizować.

Polacy rozkochali się w nowych autach. Krajowa branża mo­toryzacyjna, z powo­du od dawna nieno­towanego poziomu sprzedaży samocho­dów, może zaliczyć ubiegły rok do naj­lepszych w historii. Od stycznia do końca grudnia 2016 r. z polskich salonów wyjechało bo­wiem aż 416 tys. pojazdów, z czego przeszło dwie trzecie, czyli prawie 282 tys., kupili klienci instytu­cjonalni (przedsiębiorstwa). To wynik o ponad 61 tys. wyższy niż w (też zresztą dobrym) roku 2015. Za ten wzrost także odpowiadają przede wszyst­kim firmy, które łącznie nabyły o blisko 50,5 tys. aut więcej niż rok wcześniej.

Zarejestrowane w Polsce floty, zdaniem analityków niezależnej organizacji Corporate Vehicle Obse­rvatory (CVO), są, co prawda, nadal zdecydowanie mniejsze niż w innych krajach Unii, ale ich wielkość stale rośnie. Inwestycja polegająca na budowie parku samochodów firmowych nie musi bowiem generować gigantycznych kosztów. Podejmując rozsądne decyzje, firma może zminimalizować nakłady. Spore oszczędności może przynieść już sam wybór samochodu. Według brytyjskiej or­ganizacji Energy Saving Trust (EST) nakłady na eksploatację aut firmowych średnio po 30 mie­siącach przekraczają już koszty związane z ich nabyciem. Podczas budowania floty warto więc, o ile to tylko możliwe, wybierać pojazdy w jak największym stopniu ekonomiczne.

Ale nie chodzi tu tylko o to, aby auto zużywało jak najmniej paliwa. Dużo ważniejszy, jak wskazują specjaliści, jest stosunek spalania do innych korzyści – takich jak moc, ładowność, wielkość oraz masa całkowita pojazdu. Nie znaczy to oczywiście, że sam poziom zużycia benzyny, ropy, czy LPG jest w ogóle bez znaczenia. Pracownicy profesjonal­nych instytutów badawczych przyjmują, że im więcej dwutlenku węgla do atmosfery emituje samochód, tym wielkość spalania jest wyższa.

– Zawsze warto pamiętać, że auto firmowe w ciągu pierwszych trzech lat użytkowania nie powinno przejeżdżać więcej niż 100 tys. km – za­uważa Kamil Baczewski, analityk rynku Car Fleet Management. – Większy przebieg świadczy o tym, że eksploatacja samochodu jest zbyt intensywna, a gdy przekroczy 200 tys. – rabunkowa. W wyniku takiego postępowania następuje znacznie szybsze zużycie poszczególnych podzespołów, układów, części, a tym samym zmniejsza się wartość rezy­dualna, czyli pozostająca po zakończeniu umowy podpisanej z instytucją finansującą zakup.

Poszczególne zakazy, nakazy oraz procedury obowiązujące zatrudnionych podczas eksploatacji flot powinny się znaleźć w zbiorze wewnętrznych zasad bezpiecznej i oszczędnej jazdy – czyli w fir­mowej polityce dotyczącej floty (z ang. Car Fleet Policy – CFP). Już tylko wdrożenie tzw. defensyw­nych technik jazdy (dostosowanie dynamiki do aktualnej sytuacji na drodze), jak twierdzą eks­perci EST, przynosi oszczędności w wysokości od 250 do 300 funtów (1,2 – 1,5 tys. zł) miesięcznie.

“Bieżące nakłady na eksploatację aut firmowych średnio po 30 miesiącach przekraczają już koszty związane z ich nabyciem.”

– Procedury CFP muszą być, rzecz oczywista, dostosowane do aktualnej sytuacji firmy, warun­ków, w jakich funkcjonuje przedsiębiorstwo, cha­rakteru prowadzonej przez nie działalności oraz wielkości floty – zastrzega Baczewski. – W spółce handlowej sprzedawcom nie należy raczej na­rzucać tego rodzaju oszczędności, bo wysokość generowanych przez nich przychodów w dużym stopniu zależy tam od ich aktywności, która polega na intensywnych kontaktach. Zaostrzenie rygo­rów korzystania z samochodów flotowych może przynieść więcej szkody niż pożytku w podstawo­wej działalności. Ale np. szef, członek zarządu czy Rady Nadzorczej, który większość czasu spędza w biurze, nie musi już tak intensywnie korzystać ze służbowego auta. W tym obszarze warto zatem rozważyć redukcję – mówi.

Ale w poszukiwaniu oszczędności flotowych konieczna jest również, o czym nie należy zapomi­nać, drobiazgowa troska o stan fizyczny firmowych samochodów. Na skutek redukcji liczby wypadków, niższych kosztów paliwa, wzrostu wspomnianej wartości rezydualnej oraz obniżenia ceny ubezpie­czenia przedsiębiorstwo może zaoszczędzić, jak wynika z danych EST, nawet do 30 proc. kosztów eksploatacji! Liczy się przede wszystkim nadzór nad tym, aby flotowe auta, zgodnie z warunka­mi gwarancji, miały regularnie przeprowadzane przeglądy okresowe. Zapomniana wizyta w stacji obsługi może bowiem znacząco wpłynąć na war­tość pojazdu. Prowadzi także do utraty gwarancji, co zarówno dla firmy, jak i pracownika może być bardzo kosztowną przygodą.

Sposobem na redukcję kosztów w tym zakresie – nawet o jedną czwartą – może być też korzysta­nie z mniejszych punktów serwisowych, albo tzw. fast-fit (zamiast stacji autoryzowanych, tzw. ASO).

Opona jest trzecim najszybciej obracającym się elementem każdego samochodu i jedynym, któ­ry ma bezpośredni kontakt z podłożem. Jej nagła awaria (najczęściej pęknięcie) stanowi wielkie zagrożenie. – W przypadku bardzo intensywnej eksploatacji należy koniecznie pamiętać o kontroli, przynajmniej raz w miesiącu, ciśnienia w oponach oraz stanu bieżnika – mówi Baczewski.

Nawet zaawansowane technologicznie czujniki nie są w stanie na bieżąco monitorować uszko­dzeń opony, nie wskazują spadku ciśnienia czy zdartego bieżnika. Niesprawne ogumienie gene­ruje natomiast wiele błędnych danych na temat warunków panujących na drodze. Uszkodzone opony wpływają bowiem na długość drogi ha­mowania, przyczepność, sprawność systemów bezpieczeństwa oraz podnoszą poziom spalania paliwa. Na stan techniczny ogumienia wpływ ma przede wszystkim ciśnienie, głębokość bieżnika, uszkodzenia oraz dostosowanie rodzaju opony do sezonu.

Rzecz jasna, bez sprawnych opon w ogóle pracownicy nie powinni wyruszać w drogę. Zakup dobrego, nieużywanego ogumienia sprawdzonej marki warto traktować jak inwestycję w bezpie­czeństwo. Lepsze opony, jak przekonują specjaliści, będą dłużej służyły, co także generuje konkretne oszczędności.

Tego rodzaju nabytki można włączyć do kata­logu odpowiedzialnej polityki zakupowej w firmie. Może się bowiem okazać, że tanie opony nieznanej marki to tylko pozorna oszczędność, a co gorsza – również potencjalne zagrożenie. Niedopompo­wana opona szybciej i bardziej się rozgrzewa, co zwiększa ryzyko pęknięcia. Zbyt małe ciśnienie wydłuża drogę hamowania, pogarsza sterowność pojazdu i zwiększa zużycie paliwa. Prawidłowej, uniwersalnej wartości ciśnienia w oponie jednak nie ma. W zależności od masy auta, pojemności silnika czy modelu producent zazwyczaj każdo­razowo ustala ten parametr (powinien znajdować się w instrukcji obsługi lub na etykietach przy drzwiach pojazdu).

Ważna jest także głębokość bieżnika, która – według polskiego prawa – nie powinna być mniejsza niż 1,6 mm (kontrolowane powinny być wszystkie cztery opony w co najmniej dwóch miejscach jednocześnie). Właściwa głębokość obniża m.in. ryzyko wystąpienia aquaplaningu (akwaplanacji) – zjawiska polegającego na utracie przyczepności opony podczas jazdy po mokrej nawierzchni, spowodowanej tworzeniem się tzw. „wodnej poduszki” między oponą i jezdnią. Jeśli ogumienie jest w dobrym stanie technicznym, to zdecydowanie łatwiej poradzi sobie z odprowa­dzeniem wody spod kół.

Największy komfort i bezpieczeństwo dają dobre, nieużywane opony bez uszkodzeń (np. wewnątrz albo w okolicach stopki), które były przechowywane w prawidłowej temperaturze i wilgotności. Nie trzeba przy tym weryfikować dokładnie terminu ich przydatności do użycia. – Kilkuletnia nieużywana opona odpowied­nio magazynowana jest tak dobra jak nowa. Nie musi być wyprodukowana miesiąc wcześniej, żeby była dobra – zapewnia Baczewski. – Spe­cjalistyczne magazynowanie zapewnia zacho­wanie większości właściwości jezdnych takiego wyrobów. Wpływ na nie ma eksploatacja, a nie czas magazynowania w fabryce czy profesjonal­nej hurtowni.

Stosunkowo duże oszczędności może przynieść nadzorowanie użycia floty samochodów. Należy ściśle kontrolować proces przydzielania poszcze­gólnych aut pracownikom, nadzorować sposoby ich użytkowania oraz aktualne przebiegi, prowa­dzić i optymalizować na bieżąco (najlepiej razem z księgowością) rozliczenia z firmą leasingową, bankiem, czy instytucją finansową. W przypadku nadmiernych, rozrzutnych wydatków, nie mających uzasadnienia, jedynie drobiazgowa tzw. księgo­wość flotowa pozwala osiągnąć w tym obszarze wymierne oszczędności.

Dobrym sposobem na kontrolę kosztów zwią­zanych z użytkowaniem floty może być wyro­bienie pracownikom korzystającym z firmowych samochodów tzw. kart paliwowych. Korzyści dla przedsiębiorstwa związane są tu nie tylko z mniej lub bardziej atrakcyjnymi bonusami (rzeczowymi czy finansowymi). Przygotowywane na podsta­wie raportów zestawienia pozwalają na znacznie bardziej precyzyjną analizę danych, monitoring pokonywanych przez poszczególne pojazdy (czy kierowców) tras oraz wydatków związanych z uzu­pełnianiem paliwa. Przy pomocy takich zesta­wień można szybciej i łatwiej wykryć ewentualne nadużycia ze strony zatrudnionych. A finansowe „kombinacje” związane z tankowaniem służbo­wych pojazdów to jedno z najpowszechniejszych tzw. oszustw pracowniczych.

– Karty paliwowe w znaczący sposób ułatwiają utrzymanie reżimów kosztowych podczas proce­sów związanych z zarządzaniem flotą pojazdów – uważa Baczewski. – Dodatkową korzyścią są inne, może mniej atrakcyjne dla firmy, ale także motywujące bonusy takiej kooperacji, jak niższe ceny paliwa, nabywanego niejako w hurcie, czy różnego rodzaju upominki.

“Warunki korzystania z samochodów służbowych należą do najczęściej zmienianych przepisów prawa dotyczącego działalności gospodarczej.”

To jednak nie wszystko. Problemem, szcze­gólnie w małych i średnich firmach, są koszty pracowników korzystających w celach służbo­wych ze swoich własnych samochodów – czyli tzw. szara flota. Wielu zatrudnionych jeździ po­jazdami starszymi niż typowe auta flotowe (a więc często mniej ekonomicznymi), pobierając różne rekompensaty, naliczając służbowe kilometry itp. Dodatkowo dochodzi zagadnienie bezpieczeństwa i ocena ryzyka związanego z wykorzystywaniem prywatnego auta w celach służbowych. Szara flo­ta, jak zauważają specjaliści, to grupa generująca potencjalnie największe straty.

Aby temu przeciwdziałać, warto na bieżąco poddawać ocenie stopień ryzyka związany z try­bem pracy oraz życia pozazawodowego poszcze­gólnych pracowników (kierowców), organizować regularne szkolenia podnoszące ich umiejętności oraz wyposażać pojazdy w najnowsze rozwiąza­nia technologiczne, podnoszące bezpieczeństwo. – Tego rodzaju zabiegi szczególnie w mikro, ma­łych i średnich firmach bywają traktowane przez zatrudnionych jako niepotrzebna drobiazgowość i rozrzutność ze strony kierownictwa – zauważa Baczewski. – Dobrze jest więc wytłumaczyć pra­cownikom związane z takimi działaniami korzyści.

Sens takich inwestycji najlepiej widać, nie­stety, dopiero gdy dojdzie do wypadku lub innej poważnej awarii. Wówczas zatrudnieni zaczynają zdawać sobie sprawę z tego, jakie są rzeczywiste koszty związane nie tylko z samą naprawą, ale także przestojami. Ważna jest tu więc właściwie prowadzona wewnętrzna komunikacja. Pracow­nicy źle nastawieni do zagadnienia bezpiecznego i oszczędnego użytkowania floty mogą bowiem bojkotować zalecenia kierownictwa. Trzeba więc zawczasu zadbać również o ewentualne sankcje, w tym również finansowe.

Źródłem znaczących oszczędności podczas użytko­wania floty bywa również regularne (przynajmniej raz w roku) monitorowanie źródeł jej finansowania. Warunki korzystania z samochodów służbowych przez firmy to jeden z najczęściej zmienianych aspektów prawa dotyczącego działalności go­spodarczej. Na przykład do pewnego momen­tu samochody z tzw. kratką (siatką oddzielającą przestrzeń bagażową od osobowej) mogły być rejestrowane i rozliczane jako ciężarowe. Potem, gdy okazało się, że bardzo wielu przedsiębiorców wykorzystuje nieprecyzyjne przepisy, optymali­zując w ten sposób swoje rozliczenia z fiskusem, stało się to niedozwolone. Sprawdzanie aktual­nego stanu krajowej i europejskiej legislacji po­zwala uniknąć niemiłych niespodzianek i usuwa z bilansów niepotrzebne wydatki związane z do­stosowaniem parku samochodowego do aktualnie obowiązujących przepisów.

Najlepiej, gdy monitoring legislacyjny obej­muje również przepisy projektowane, dopiero powstające. Powinien dotyczyć także regulacji obejmujących współpracujące z firmą instytucje finansowe – jak również wewnętrzne regulaminy tych instytucji. Szczególnie te ostatnie zmieniane są często i chętnie, co powoduje, że modyfika­cjom ulegają również warunki finansowania flot.

– Może się okazać, że to, co kiedyś było bardzo korzystne, obecnie jest już niewygodnym cięża­rem – wyjaśnia Baczewski. – I w drugą stronę: fir­ma, która jakiś czas temu w ogóle nie była nawet brana pod uwagę w zestawieniu możliwych ko­operantów ds. finansowania, obecnie proponuje bezkonkurencyjne warunki. W takiej sytuacji warto przynajmniej rozważyć renegocjacje umowy czy też przeniesienie floty do innej korporacji.

Gdy przedsiębiorstwo korzysta z jednego lub dwóch pojazdów, zarządzanie nimi, rzecz jasna, można powierzyć księgowości, kadrom lub pozostawić w gestii zarządu (to najczęściej stosowane rozwiązanie). Jednak w przypadku bardziej rozbudowanego parku samochodów firmowych – a w polskich warunkach oznacza to od pięciu aut w górę – bardziej korzystne staje się zatrudnienie kierownika zarządzającego flotą, czyli tzw. fleet managera.

Tagi:

Zostaw komentarz

Your email address will not be published. Required fields are marked *