ŁADOWANIE

Wpisz by wyszukać

Udostępnij

Digitalizacja przedsiębiorstwa jest nieuchronnym procesem biznesowym. Prędzej, czy później przed koniecznością jej przeprowadzenia stanie każda, nawet najmniejsza firma. Warto się do tego dobrze przygotować.

Artykuł opublikowano w magazynie Businessman 11-12/2017

Budowa cyfrowej gospodarki postępuje coraz szybciej – i to nie tylko za sprawą sektora IT. Zdaniem analityków spółki International Data Corp. (IDC) do końca tego roku w przeszło 7 na 10 przedsiębiorstw na świecie będą funkcjonować zespoły zarządzania transformacją cyfrową. Nowe technologie sprawiają bowiem, że pojawia się coraz więcej okazji zdobycia nowego miejsca na rynku i osiągnięcia przewagi konkurencyjnej.

Digitalizacja obejmuje tworzenie zarówno nowych modeli biznesowych, procesów, produktów czy usług, jak również wykorzystanie przez przedsiębiorstwo nowoczesnych rozwiązań IT takich jak technologie mobilne, chmura obliczeniowa, sieci społecznościowe, czy analizy dużych zbiorów informacji (tzw. Big Data). Te ostatnie narzędzia pozwalają np. dotrzeć do klienta tam, gdzie konkretnie potrzebuje on produktu lub usługi, umożliwiają natychmiastowe poznanie jego reakcji i przekazanie informacji zwrotnych wytwórcy – co z kolei ma szybki wpływ na projektowanie.

Aby prowadzenie takich operacji było możliwe, konieczne jest jednak uruchomienie, zazwyczaj od podstaw, nowego obszaru aktywności przedsiębiorstwa. – Dział IT może i powinien brać w tym udział. Ale trzeba pamiętać, że wcześniej jego pracownicy zajmowali się głównie technicznymi aspektami funkcjonowania organizacji – zauważa Artur Gajda, specjalista ds. informatycznych, pracujący na rzecz małych i średnich przedsiębiorstw. – Tymczasem digitalizacja jest procesem innego rodzaju. To raczej budowanie od podstaw nowej firmy, zajmującej się, co prawda, poprzednim przedmiotem, ale w cyfrowym środowisku.

Według prognoz IDC do 2018 r. ponad 85 proc. takich zespołów będzie konstruować np. architekturę IT w oparciu o chmurę (Cloud Computing). To z kolei wymusi reorganizację zarządzania całym przedsiębiorstwem, bo technologia chmurowa obejmuje już w zasadzie wszystkie obszary działalności firmy.

– Rynek cyfryzacji przedsiębiorstw w Polsce będzie się rozwijał w najbliższych latach skokowo, rosnąc co najmniej o kilkanaście proc. rocznie, jeśli nie więcej – potwierdza Adrian Weremiuk, prezes spółki XSystem. – Ale krajowa gospodarka jest dopiero na początku tej drogi. Właściciele wielu firm zarówno dużych, średnich, jak i najmniejszych, z jednej strony zastanawiają się, jak wykorzystać nowe możliwości, z drugiej – bardzo obawiają się ich wprowadzenia.

Papier do kosza

Krokiem w kierunku digitalizacji może być wdrożenie elektronicznych faktur, ewentualnie zastąpienie całego, papierowego obiegu dokumentów (także wewnętrznych) elektronicznym. Jak wynika z analizy przeprowadzonej na zlecenie Konfederacji Lewiatan, w ciągu ostatnich dwóch lat odsetek konsumentów otrzymujących e-faktury zwiększył się z 37 do 64 proc. Tylko 2 proc. klientów świadomie i konsekwentnie (od dłuższego czasu) z nich rezygnuje, co może być kwestią pokoleniową – korzystanie z wersji cyfrowych jest szczególnie popularne wśród osób do 60. roku życia. Aż 93 proc. wszystkich osób korzystających z takiego sposobu rozliczeń wyraża z niego zadowolenie. W grupie niezadowolonych, jak można się domyślić, przeważają osoby starsze oraz mieszkańcy wsi.

Digitalizacja w fimie, cyfryzacja, nowe technologie w biznesie - Businessman.pl, magazyn BusinessmanZasady przesyłania i przechowywania e-faktur znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z 1 stycznia 2011 r. Procedura komunikacji jest prosta: aby przekazać fakturę mailem, konieczna jest tylko pisemna lub elektroniczna zgoda kontrahenta. Prawo nie nakłada na firmę kosztownego obowiązku posługiwania się podpisem elektronicznym, a wymaga jedynie wysyłki w formacie uniemożliwiającym dalszą edycję (np. PDF) i gwarantującym integralność dokumentu (zarówno faktura nadawcy, jak i odbiorcy musi wyglądać tak samo).

Jednak znajomość procedur nie jest niezbędna. Po kupnie i zainstalowaniu aplikacji do wysyłki (np. mailPro) wdrożenie systemu nie wymaga dodatkowych kosztów ani nakładów pracy związanych z przystosowaniem księgowości do środowiska cyfrowego. Wystarczy eksport danych dotyczących bieżących rozliczeń i wczytanie ich do aplikacji (cała operacja zajmuje kilka minut). Tak samo szybko i bez dodatkowych opłat można sprawdzić status wysłanej faktury.

Właściciele firm, którzy zdecydowali się na wdrożenie takiego rozwiązania, są z niego z reguły zadowoleni. Oszczędność czasu i pieniędzy jest oczywista, a do tego dochodzi korzystny aspekt wizerunkowy. Firma zyskuje bowiem opinię nowoczesnej, jak również może się prezentować jako przedsiębiorstwo przyjazne środowisku naturalnemu.

Znacznie częściej taką drogę komunikacji księgowej wybierają małe i średnie przedsiębiorstwa. Transformacja dużej korporacji wymaga bowiem wprowadzenia całego elektronicznego obiegu dokumentów, co już jest kosztowne. Dlatego, jak wynika z badania, wśród właścicieli mniejszych podmiotów e-rozliczenia wybrało około 70 proc. W przypadku wielkich odsetek ten wynosi niewiele ponad jedną piątą.

– Warto jednak pamiętać, że nie każda grupa odbiorców łatwo i szybko zaakceptuje taki sposób prowadzenia komunikacji księgowej, dlatego cyfryzację w tym zakresie najlepiej przeprowadzać etapami, na początku nie rezygnując zupełnie z papieru – radzi Gajda. – Cały proces powinien być dostosowany do preferencji odbiorców, z którymi prowadzone są najbardziej intensywne rozliczenia.

Relacje społecznościowe

Prawdziwa cyfryzacja powinna jednak raczej obejmować dużo bardziej skomplikowane procesy, niż sprowadzać się jedynie do zastąpienia papieru dokumentami elektronicznymi. Może wspomóc nawet tak skomplikowane obszary jak zarządzanie kadrami. Dzięki aplikacjom zatrudnieni sami, na podstawie danych z firmowego serwera, mogą drukować sobie zaświadczenia o zatrudnieniu na etacie (lub o innej formy współpracy), o zarobkach (konieczne np. podczas ubiegania się o kredyt) czy inne dokumenty. Nie muszą także codziennie podpisywać list obecności.

Zdaniem specjalistów cyfrowe narzędzia sprzyjają efektywnej i satysfakcjonującej pracy. Nie ograniczają przy tym udziału człowieka (chodzi o tzw. dehumanizacji przedsiębiorstwa). Przeciwnie: pomagają podczas wysiłku związanego z wykonywaniem obowiązków.

Korzystne rezultaty daje zazwyczaj wdrożenie portalu społecznościowego lub komunikatora – jak np. Lync – dzięki któremu pracownicy mogą łączyć się w grupy czy rozmawiać online w ramach telekonferencji (to szczególnie istotne, gdy firma ma oddziały w różnych miejscach). Konkretne profity może przynieść nawet uruchomienie wewnętrznego portalu, na którym zatrudnieni dzielić się będą uwagami, zainteresowaniami oraz osobistymi przemyśleniami niekoniecznie związanymi z przedmiotem aktywności zawodowej.

– Taki sposób komunikacji integruje zespół i bardzo pozytywnie kształtuje nastroje, co ma realny wpływ na zaangażowanie w pracę – uważa Agnieszka Wilczyńska, doradca ds. HR. – To dobry sposób na budowanie chociażby tzw. zespołów zadaniowych. Tematem prowadzonych konwersacji na takich portalach, wbrew pozorom, wcale nie są błahostki czy głupoty. W pracy w centrum zainteresowań uczestników zdecydowanie są aktualne wydarzenia w miejscu zatrudnienia oraz poszukiwanie ewentualnej pomocy podczas rozwiązywania problemów zawodowych. To buduje relacje, które bywają bardzo korzystne również z punktu widzenia pracodawcy – zaznacza Wilczyńska.

Ukryte koszty

Najbardziej pożyteczne dla firmy są jednak, zdaniem specjalistów, aplikacje pomagające zarządzać całym przedsiębiorstwem. W podmiotach zajmujących się produkcją mogą wesprzeć one proces wytwarzania, począwszy od planowania (nadzór nad technologiami, planistami i konstruktorami), poprzez produkcję (inżynierowie), aż po monitoring, kontrolę jakości i wysyłkę gotowych wyrobów do magazynu. W firmach logistycznych pomocne bywają moduły pozwalające utrzymać optymalne stany magazynowe (przechowywanie nadmiaru gotowych wyrobów zazwyczaj dużo kosztuje), wystawiające dokumenty magazynowe i listy wysyłkowe, wspierające  inwentaryzację oraz procesy związane z obsługą reklamacji.

Niektóre programy integrują się z pakietami biurowymi, a także elektronicznym obiegiem dokumentów. Dają również możliwość uruchomienia kanału sprzedaży w sieci WWW oraz wsparcia w terenie przedstawicieli handlowych (z poziomu strony internetowej mogą oni np. składać raporty oraz wysyłać zamówienia).

Firmy i działy handlowe najlepsze rezultaty mogą osiągnąć dzięki programom wspierającym obrót. Pomagają one m.in. w przygotowaniu oferty, nadzorze nad rejestracją zamówień oraz w zarządzaniu relacjami z odbiorcą.

We wszystkich branżach przydatne zazwyczaj bywają moduły do zarządzania zasobami ludzkimi, pozwalające m.in. naliczać wynagrodzenia, wyliczać stawki akordowe, premię, dniówkę, czy ogólnie kierować kadrami – od rekrutacji po rozwiązanie umowy.

W przypadku wielu systemów istotne jest, aby rozwiązanie można było łatwo zainstalować, aby nie było obciążone nadmiernymi kosztami licencyjnymi i pozwalało na pracę z poziomu każdego, stosowanego w firmie, narzędzia (PC, tablet, czy telefon komórkowy). – Ewentualnym klientom zawsze zadaję pytanie, czy poza systemem, który chce pozyskać, nie potrzebuje jeszcze licencji serwerowych, na których zostanie on posadowiony – wskazuje Adrian Weremiuk. – Lepiej, gdy rozwiązanie nie wymaga tego rodzaju dodatków. Można mieć wtedy większe przekonanie, że z czasem nie zostaniemy obciążeni ukrytymi kosztami.

Na tropie pirata

Ale cyfryzacja niesie ze sobą także pewne zagrożenia. Jak wynika z ostatniego badania Business Software Alliance (BSA), międzynarodowej organizacji producentów oprogramowania komercyjnego, w blisko połowie (48 proc.) polskich przedsiębiorstw wciąż funkcjonuje nielegalny, piracki soft. Ten wskaźnik spada, ale mimo to nasze państwo nadal znajduje się pod tym względem w europejskiej czołówce (średnia dla UE to 29 proc.). Według BSA tylko w ubiegłym roku wartość tego typu programów przekroczyła 447 mln dol. wobec 536 mln dol. trzy lata wcześniej.

Trudno jednak, nawet w małym przedsiębiorstwie, kontrolować na bieżąco aktualny stan wszystkich stacji roboczych i monitorować zachowania każdego szeregowego pracownika. Korzystne jest więc, jak radzą specjaliści, wyposażenie pecetów w programy wykrywające pirackie oprogramowanie, automatycznie usuwające takie aplikacje z dysków twardych lub wręcz łączące się z producentem i sprawdzające legalność aplikacji. Cena takich rozwiązań zależy od liczby stanowisk, na których mają być zainstalowane (wersja testowa powinna być udostępniana za darmo).

Skuteczniejszym, ale dużo droższym sposobem jest audyt zainstalowanego na firmowych komputerach oprogramowania. Koszt takiej operacji informatycznej, w zależności od skali przedsiębiorstwa i liczby stacji wchodzących w skład sieci wewnętrznej, wynosi od kilkuset do kilku tysięcy złotych.

Jeżeli pomimo tego pojawią się podejrzenia, że pracownicy ściągają z sieci lub przynoszą nielegalne oprogramowanie, można podpisać z nimi umowy zwalniające firmę z odpowiedzialności. Podczas ewentualnej akcji organów ścigania to zatrudnieni będą ponosić wtedy konsekwencje swojego działania. Za używanie nielegalnych aplikacji grozi grzywna, a nawet kara więzienia w wymiarze uzależnionym od skali przestępstwa. Producent software’u może natomiast zażądać od użytkownika zrekompensowania poniesionej straty. Jak informuje krajowe biuro BSA, najwyższa dotychczasowa stawka odszkodowania z tego tytułu wyniosła kilkaset tysięcy złotych. – Nie znaczy to jednak, że taka sytuacja w ogóle nie odbiłaby się na firmie, nawet gdyby główna odpowiedzialność spadła na pracownika – wskazuje Artur Gajda. – Właściciel spółki musi brać pod uwagę np. możliwość zarekwirowania sprzętu, związane z tym przestoje, a nawet utratę reputacji.

Tagi
Poprzedni artykuł
Następny artykuł

Zostaw komentarz

Your email address will not be published. Required fields are marked *